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MODULI DI MAGO4 PER I QUALI È STATO SVILUPPATO

Ordini a Fornitore

ESIGENZE

Il modulo consente di ottimizzare e governare il processo aziendale relativo alle richieste di approvvigionamento dell’azienda.

CARATTERISTICHE FUNZIONALI

Il verticale M4GIE gestisce i flussi approvativi degli Ordini a Fornitore, consentendo, tramite una procedura di verifica in più fasi, di ottimizzare e governare il processo aziendale per le richieste di approvvigionamento dell’impresa.
Project ha esteso "Offerta da Fornitore”, documento disponibile in Mago, per consentire al settore aziendale che necessita di acquistare materiali o ricambi per una determinata commessa o per un centro di costo, di predisporre una Richiesta di Fabbisogno in base alla quale, l’ufficio Acquisti avvierà le procedure di rifornimento.
L’estensione di “Ordine a Fornitore”, anch’esso già presente in Mago, permette di gestire le consuete problematiche legate allo stato dell’ordine ed al numero di revisione.
M4GIE prevede che solo gli utenti identificati come “referenti della commessa” potranno compilare la Richiesta di Fabbisogno.

All’inserimento del documento, il sistema verificherà se l’utente è autorizzato ad operare, inibendo il prosieguo della procedura nel caso non lo fosse.

Un report dedicato, permette di visualizzare l’elenco delle Richieste di Fabbisogno e di accedere tramite hyperlink alla maschera delle Richieste e degli Ordini estrapolati.

Le Richieste di Fabbisogno sono inserite e prese in carico dall’ufficio Acquisti, al quale spetta il compito di generare un Ordine a Fornitore, in caso di approvazione della Richiesta. L’Ordine a Fornitore subirà un processo approvativo tecnico ed uno autorizzativo amministrativo.
Gli stati progressivi dell’Ordine a Fornitore sono i seguenti:

  • Bozza: fase in cui l’offerta viene inserita e modificata
  • Inserito: si ritiene che l’ordine debba passare alla fase di approvazione da parte del referente tecnico di commessa o dell’autore della Richiesta di Fabbisogno
  • Approvata: il referente tecnico di commessa o l’autore della Richiesta di Fabbisogno approva il documento al fine di presentarlo per l’approvazione amministrativa
  • Non Autorizzata o Autorizzata: corrisponde all’autorizzazione amministrativa
  • Inviata: traccia l’avvenuto invio dell’ordine al fornitore

La procedura di autorizzazione amministrativa prevede l’invio del link del documento all’amministratore il quale, senza firma cartacea, potrà concedere la sua autorizzazione.

L’ordine Approvato sarà formalizzato con un fincato contenente la firma digitalizzata e potrà essere inviato al fornitore. Gli altri utenti non potranno più modificarlo.

Il processo del flusso di lavoro relativo ad un Ordine a Fornitore può essere oggetto di molteplici revisioni. In M4gie gli Ordini a Fornitore sono stati estesi per gestire le problematiche legate allo stato dell’ordine ed al numero di revisione. In particolare, Mago incrementa automaticamente il numero di revisione ogni volta che, a seguito di una modifica, un ordine viene riportato in uno stato precedente a quello di "Approvato".

È possibile specificare gli utenti in grado di Approvare o Disapprovare gli ordini a fornitore.

I criteri di approvazione di un Ordine a Fornitore sono i seguenti:

  • l’ordine può essere salvato in stato di Approvato solo dal referente tecnico di commessa o dall’utente che ha inserito la Richiesta di Fabbisogno a cui l’ordine è legato;
  • l’ordine può essere salvato in stato di Autorizzato o Non Autorizzato solo dall’utente preposto o da un suo delegato;
  • l’ordine può essere salvato in stato di Inviato da qualsiasi utente, solo se il precedente stato corrisponde ad “Approvato”.

Il gestionale informa l’utente, con appositi avvisi, del cambiamento di stato del documento, impedendone il salvataggio, nel caso in cui, la regola non sia soddisfatta.

Il modulo consente, per cifre inferiori ad una soglia predeterminata, che vengano emessi buoni di prelievo per acquisto di materiali. Tali documenti saranno impostati in modo da contenere tutti gli elementi necessari al controllo di gestione per classificare la spesa.
Grazie al controllo di gestione di M4GIE è possibile abilitare la verifica del budget per centro di costo e per commessa, già a partire dall’inserimento della Richiesta di Fabbisogno, tramite un semplice messaggio di avviso oppure, in caso della necessità di maggiori restrizioni, rendendo la verifica bloccante. Le stesse verifiche sono applicabili all’inserimento di un Ordine a Fornitore.
Il legame tra gli Ordini a Fornitore e tutti i documenti precedenti è accessibile, grazie alla reportistica e all’interno di Mago, nei Riferimenti incrociati.

Dall’immagine si evince che l’Ordine a Fornitore ha già generato il movimento analitico previsionale per i costi non ancora fatturati.

 

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