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TESORERIA 4: gestione tesoreria integrata in Mago

Sviluppato dal Partner Zucchetti Consulteam Srl di Milano tale modulo nasce per automatizzare la finanza aziendale permettendo di avere una corretta visione prospettica dei flussi finanziari per singola banca, a partire dagli ordini clienti e fornitori, costantemente aggiornata grazie al collegamento con la contabilità ed i remote banking.

Questa soluzione ha reso possibile l’uniformità dell’interfaccia utente ed uno scambio bidirezionale di dati tra il mondo contabile e la Tesoreria. Tutte le transazioni contabili che hanno pertinenza con la finanza vanno ad aggiornare in tempo reale la Tesoreria e tutte le operazioni di Tesoreria possono essere automaticamente registrate in contabilità senza connettori intermedi.

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Procedure automatiche previste
  • Spunta e registrazione dei movimenti relativi agli estratti conto degli istituti di credito.
  • Pagamento delle riba fornitori con chiusura delle partite contabili.
  • Registrazione degli insoluti con relativa riapertura delle partite.
  • Visualizzazione in tesoreria dei crediti, nelle diverse modalità di incasso (riba, fatture ecc..), presenti nel database contabile ai fini del loro smobilizzo bancario e la relativa registrazione contabile.

Inoltre, in ambito di pianificazione finanziaria il programma, mediante i quadri cash flow, evidenzia le disponibilità e gli utilizzi finanziari di periodo analizzando i saldi di conto corrente, gli affidamenti, le presentazioni in essere, i crediti e i debiti presenti negli scadenziari contabili, gli ordini e le bolle contabilizzate.

Questi automatismi rappresentano un valido aiuto per coloro che svolgono attività contabile ottimizzando e velocizzando le necessarie procedure operative. Il programma è stato aggiornato per poter realizzare quadri finanziari in grado di assolvere agli obblighi di legge previsti dal dlgs 14/2019 (crisi d’impresa) che obbliga alcune aziende, sulla base di parametri previsti per legge, a documentare la propria tenuta finanziaria nel tempo.

 
 
FUNZIONI DEL PROGRAMMA

Tesoreria 4 è stata pensata come strumento di:

  • gestione dei dati finanziari dell’azienda in allineamento con le modalità operative del sistema bancario;
  • programmazione finanziaria;
  • analisi statistica dei dati.
 
 
Gestione dei dati finanziari dell’azienda in allineamento con le modalità operative del sistema bancario

Il programma produce situazioni immediatamente confrontabili con i documenti inviati dalle banche.

Tutti i report previsti a video possono essere esportati in excel.

I dati sono aggiornati in tempo reale dalle registrazioni contabili.

Per facilitare la ricerca, sono stati creati ordinamenti diversi, tra i quali tre ordinamenti per spunta che facilitano la riconciliazione dei dati di tesoreria con l’estratto conto bancario, con i dati contabili e quelli provenienti dal remote-banking.

Il programma è strutturato per gestire le seguenti attività finanziarie (MODULO BASE):

Conti correnti

  • Conti correnti base
  • Conti correnti factoring
  • Conti correnti valutari
  • Conti correnti diversi (previsionali)

Anticipi Italia

  • Anticipo di portafoglio (immediato e fronteggiato)
  • Portafoglio al dopo incasso
  • Anticipo di fatture Italia (immediato e fronteggiato)
  • Factoring
  • Factoring avanzato
  • Prefinanziamenti
  • Fideiussioni
  • Leasing
  • Mutui

Anticipi Esteri

  • Anticipi export (con copertura tassi)
  • Anticipi Import (con copertura tassi)
  • Aperture di credito
  • Finanziamenti esteri (con copertura tassi)
 
 
Programmazione finanziaria

Sono stati previsti cinque quadri finanziari relativi ai conti correnti e tre quadri finanziari relativi all’analisi del cash flow

Quadri finanziari relativi ai conti correnti

  • Quadro finanziario dei conti correnti base e degli anticipi
  • Quadro finanziario dei conti correnti valutari
  • Quadro finanziario dei conti correnti diversi
  • Quadro finanziario dei finanziamenti in divisa estera
  • Quadro finanziario per il calcolo degli interessi

Quadro finanziario dei conti correnti base e degli anticipi

E’ possibile richiedere contemporaneamente, quadri a periodi diversi. Il quadro rende disponibili, per i periodi richiesti, tutti gli elementi utili alla valutazione della situazione finanziaria aziendale relativamente ai conti correnti base ed agli anticipi Italia ed estero.

Per tutte le banche vengono calcolate:

  • Le disponibilità finanziarie
  • Il totale degli utilizzi
  • I saldi dei conti correnti in valuta
  • L’ammontare degli affidamenti
  • L’ammontare delle presentazioni
  • L’ammontare degli utilizzi delle presentazioni
  • Il margine residuo dei castelletti
  • L’indebitamento residuo dei leasing e dei mutui

Gli importi vengono totalizzati in modo da permetterne una visione d’insieme e consentire una razionale ridistribuzione delle risorse. Il programma consente l’incrocio tra la situazione contabile e dati previsionali, al fine di realizzare budget finanziari facilmente aggiornabili, senza interferire con la situazione finanziaria effettiva.

Quadro finanziario dei conti correnti valutari

Il quadro rende disponibili, per il periodo richiesto, tutti gli elementi utili alla valutazione della situazione finanziaria aziendale relativamente ai conti correnti in divisa estera con il in euro al cambio inserito.

Quadro finanziario dei conti correnti diversi

Il quadro rende disponibili, per il periodo richiesto, i saldi delle partite diverse. Questa tipologia di conti, non collegati con i conti base, è stata inserita al fine di gestire in forma automatizzata i movimenti previsionali extracontabili che non possono essere allocati direttamente nei conti correnti, quali ad esempio stipendi, affitti ecc..

Il vantaggio di tale soluzione consiste nel rendere disponibile un supporto per la realizzazione di budget finanziari garantendo una gestione estremamente flessibile in grado riordinare, ricercare, variare e totalizzare i dati previsionali con estrema facilità.

Quadro finanziario del costo dei finanziamenti in divisa estera

Il quadro calcola, per il periodo richiesto, il costo delle operazioni estere relativamente all’interesse, al cambio ed alle spese bancarie. Oltre al valore del costo dell’operazione in essere, viene evidenziata la relativa incidenza percentuale in forma assoluta ed annua.

Quadro finanziario degli interessi

Il quadro calcola, per il periodo richiesto, gli interessi dei conti correnti base e degli anticipi Italia. Vengono forniti i conti scalari e le liquidazioni per singola banca.

Quadri finanziari per il calcolo del cash flow

  • Quadro cash flow analitico
  • Quadro cash flow multidata per banca
  • Quadro cash flow multidata con dettaglio per tipologia di pagamento/incasso e direzionamento del flusso su specifica banca

Quadro cash flow analitico

Questo report consente, a data singola, con estremo dettaglio, la visualizzazione della situazione bancaria comprendendo i saldi di conto corrente, gli affidamenti e la situazione relativa ai vari castelletti con i relativi anticipi. Viene evidenziata l’evoluzione dei crediti e debiti a partire dagli ordini e dalle bolle E’ prevista la visualizzazione della contabilità previsionale di Mago 4 e dei dati extracontabili relativi a budget finanziari.

Quadro cash flow multidata per banca

Presenta le stesse informazioni del quadro cash flow analitico in forma più sintetica consentendo la presentazione dell’evoluzione finanziaria a più date in modalità simultanea.

Quadro cash flow multidata con dettaglio per tipologia di pagamento/incasso e direzionamento del flusso su specifica banca.

Questo quadro consente di specificare le tipologie di pagamenti ed incassi di periodo ed affiancare i flussi non ancora presenti sui conti correnti di domiciliazione (esempio bonifico con indicata la banca azienda in attesa di accredito).

 
 
Analisi statistica dei dati

Il programma è in grado di memorizzare in quadri statistici l’intera operatività finanziaria aziendale.

Sono previsti quadri riepilogativi giornalieri, mensili, trimestrali e progressivi dei movimenti finanziari dell’azienda relativi agli utilizzi, alle disponibilità ed ai margini residui dei castelletti. Per periodo richiesto viene effettuato il calcolo degli interessi, il calcolo del tasso medio e la media degli utilizzi.

Il programma è in grado di memorizzare, accorpandoli per causali, i movimenti di ciascun conto corrente, in modo da fornire un dato statistico globale o per singola banca, con evidenziata la percentuale di incidenza dell’operatività della banca selezionata rispetto al totale dei movimenti di tutte le banche.

Un altro quadro statistico riguarda l’andamento delle condizioni delle banche. Viene memorizzata la storia delle variazioni intervenute mediante visualizzazione o stampa in ordine di data di variazione.

Viene inoltre memorizzato, in un quadro statistico, l’andamento dei finanziamenti in divisa estera scaduti, con i relativi dati di costo.

Mediante la sintesi dei dati in quadri finanziari e la lettura dei dati all’interno delle singole funzioni, con “Tesoreria 4” è possibile costruire, a qualunque data, situazioni aggiornate che consentono la visione dell’evoluzione dell’andamento finanziario aziendale di periodo.

 
 
ULTERIORI MODULI

Modulo Remote Banking

Il modulo prevede la possibilità di spuntare in forma automatica e manuale i movimenti importati tramite remote banking. Ad integrazione del collegamento già operativo con le banche (Modulo Remote banking).

Per favorire l’automatismo di registrazione in prima nota dei movimenti bancari è stato attivato il collegamento anche con Pay Pal, Pay plug, Satispay e introdotta la gestione dei bollettini postali.

I criteri di confronto dei dati stabiliti dalla procedura sono:

  • per importo
  • per importo e data valuta
  • per importo, data valuta e data registrazione.

Eseguita la spunta automatica i movimenti non spuntati possono anche essere riconciliati manualmente. I movimenti di remote banking non ancora contabilizzati possono essere registrati in contabilità con procedura automatica e subito riconciliati. I vantaggi operativi di questo modulo si possono riassumere in: aggiornamento immediato, controllo degli errori con quadratura automatica e grande risparmio di tempo.

Previsione incasso

Il modulo prevede la possibilità di gestire le previsioni di incasso riferite alla singola scadenza con l’abbinamento del dato alla partita contabile. Ad avvenuto incasso il programma effettuerà, in automatico, la registrazione in contabilità dell’importo con la relativa chiusura della partita.

Modulo Cash Pooling

Il modulo consente la gestione dell’accentramento dei conti correnti tra le società controllate ed il relativo ricalcolo degli interessi ai fini fiscali.

Gestione avanzata del Factoring

Il modulo permette di gestire in modo completo e dettagliato, tutte le fasi relative alla gestione del Factoring.

A tale scopo sono state create tre diverse procedure operanti in sequenza.

Cessione Factoring
La procedura di cessione delle fatture al Factoring permette di estrarre tutte le partite aperte di Mago (Fatture e Note di Credito) e di generare una distinta di cessione all’interno del modulo di Tesoreria. Possono essere gestite entrambe le modalità di cessione del credito “Pro-soluto” e “Prosolvendo” con i relativi movimenti contabili.

Anticipo Factoring
Le partite cedute possono essere estratte automaticamente e gestite liberamente in funzione delle scelte di anticipazione. La procedura andrà a registrare in prima nota e in Tesoreria il movimento di anticipo.

Incasso/chiusura Factoring
La procedura di incasso factoring automatizza la chiusura dell’anticipo consentendo di scaricare il castelletto di Tesoreria di registrare in prima nota ed in Tesoreria il movimento di chiusura.

Gestione acquisti in valuta

La procedura permette la gestione a lotti degli acquisti di valuta, consentendo di memorizzare i dati relativi a detto acquisto e precisamente:

  • la valuta acquistata
  • il valore del cambio
  • la data di acquisto
  • la banca ordinaria dove viene effettuato l’addebito
  • il conto valutario che riceve l’accredito della divisa.

Il modulo effettua in modo automatico il giroconto in prima nota dell’acquisto di valuta, utilizzando i dati inseriti in Tesoreria. Abilitando nei parametri estero la voce ‘la ripartizione anticipi’, il programma permette inoltre, in fase di pagamento fornitore, di chiudere totalmente o parzialmente l’acquisto di valuta, utilizzando la nuova maschera ‘Acquisti in valuta’ e di calcolare, in modo automatico, il cambio medio considerando tutti gli acquisti in essere.

Cash Management & Control

Il modulo è stato realizzato per assolvere agli obblighi di legge previsti dal citato (dlgs 14/2019). I report, realizzati all’interno della Tesoreria, consentono l’analisi consuntiva e previsionale dell’azienda sulla base dei flussi finanziari consolidati consentendo di integrare gli stessi con i dati previsionali di periodo al fine di realizzare il richiesto budget finanziario. La modalità di riclassificazione dei dati finanziari può essere liberamente gestita dall’azienda.

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