Nella procedura è fatto un riassunto delle varie modalità di registrazione delle fatture elettroniche passive
La registrazione delle fatture di acquisto elettroniche è possibile attraverso le apposite procedure presenti in COMUNICAZIONI DIGITALI/FATTURAZIONE ELETTRONICA/DOCUMENTI RICEVUTI IMPORTATI.
Assegnazione Fornitori
Attraverso la procedura “Assegnazioni Fornitori” è possibile controllare il codice fornitore assegnato alla fattura e, se non presente, crearne uno nuovo attraverso il pulsante “Crea Fornitore”
Il fornitore creato avrà numero progressivo successivo all’ultimo presente tra le anagrafiche.
Tale procedura, inoltre, permette di scegliere DOVE una fattura deve essere registrata: se in Contabilità o Acquisti.
La scelta proposta dal programma deriva da ciò che è stato impostato in Parametri Comunicazioni Digitali
Si ricorda, inoltre, che ogni fornitore può avere il parametro standard oppure è possibile specificare dove destinare le sue fatture all’interno dell’anagrafica fornitore stessa
Quando una fattura è pronta per essere inviata alla procedura successiva (che sia Contabilità o Acquisti), essa diventa verde e il comando ESEGUI la passa allo step successivo
Registrazione in Contabilità
La procedura permette la registrazione dei documenti per il solo lato contabile, cioè sul Libro Giornale e sul Registro IVA.
Nella procedura, vanno indicate le date di inizio e fine del periodo da scaricare.
Per quanto riguarda i dati da compilare affinché la fattura diventi verde, generalmente basterà inserire il modello contabile adatto a tale fattura qualora non ancora presente in anagrafica fornitore. Il classico modello utilizzato per una fattura ordinaria è FR.
Viceversa, qualora si tratti di una nota di credito (come nell’esempio), il programma proporrà un modello adatto a questo tipo di registrazione. Come, ad esempio, NR.
Una volta che:
- La fattura è selezionata
- Il modello contabile è presente e lo Stato Documento diventa verde
- È possibile procedere alla registrazione della fattura cliccando sul pulsante Documenti Ricevuti
Si aprirà la classica schermata contabile di Documenti Ricevuti con tutti i dati già compilati presi dalla fattura elettronica. Basterà controllare, assegnare il conto di costo corretto sul Libro Giornale e salvare la registrazione.
Il processo di registrazione in contabilità delle fatture, quindi, risulta così terminato.
Registrazione in Acquisti
Quelle fatture, invece, che devono: generare magazzino, essere collegate ad un Ordine a Fornitore o ad una Bolla di Carico, dovranno essere registrate nella procedura “Registrazione in Acquisti”.
Questa procedura, come quella precedente, va richiamata inserendo almeno le date di inizio e fine per poter estrarre i documenti da registrare.
N.B. un dettaglio che vale sia per la procedura di “Contabilità” che “Acquisti” è il parametro “Usa Data ricezione come Data registrazione”. Se attivo, registrerà la fattura in Mago con data uguale alla data ricezione, altrimenti uguale alla data operazioni del programma.
Tornando alla procedura, il programma propone già, riga per riga eventuali possibili collegamenti tra la fattura e i rispettivi ordini/bolle. Qualora non sia in grado di farlo automaticamente, sarà possibile assegnare manualmente a quale ordine/bolla una fattura è collegata.
La fattura, però, è ancora in rosso e, quindi, non registrabile. Manca, infatti, di compilare/controllare le singole righe del documento. Ciò è fattibile dal tasto “Completa dettagli documento”
La procedura cercherà di trovare coincidenza, qualora sia presente, tra il codice articolo del fornitore e quello interno aziendale. Qualora ciò non sia possibile, si potrà o inserire manualmente un codice articolo già esistente o crearne uno nuovo al volo.
Comunque, in presenza di un ordine o bolla da associare alla fattura, sarà possibile collegare ciascuna riga della fattura a ciascuna riga dell’ordine/bolla e la fattura erediterà automaticamente i dati dell’ordine/bolla stessi.
Una volta che tutte le righe della fattura saranno in verde, chiudere la schermata corrente e tornare nella schermata principale di Registrazione in Acquisti dove, intanto, anche la fattura stessa sarà in verde.
Terminare la registrazione cliccando sul pulsante “fulmine” in alto che, automaticamente, genererà una o più fatture di acquisto.
Per una guida più completa sulla registrazione delle fatture di acquisto passive elettronica, vedasi la seguente guida: Knowledgebase > Mago4 > Comunicazioni Digitali > Fatturazione Elettronica Passiva > Fatturazione Elettronica Passiva Avanzata (projectpp.it)