Soluzioni fornite ed attività realizzate
Sulla base dei positivi riscontri ricevuti in occasione della demo del prodotto, l'Azienda ha optato per il software gestionale Mago4 Professional Edition di Zucchetti a cui abbiamo affiancato i nostri verticali con l'obiettivo di fornire funzioni aggiuntive non disponibili nella parte standard del software.
L'intero progetto è stato diviso in due fasi permettendo, da un lato, una integrazione graduale dei nuovi sistemi e, dall'altro, sia di risolvere le criticità relative ai noleggi ed agli interventi e sia di gestire i processi con un ERP più performante e senza perdita di informazioni tra i reparti.
In principio, dunque, è stato attivato Mago4 operando una fisiologica importazione dal precedente gestionale, grazie al nostro Kit di migrazione, delle anagrafiche clienti e fornitori e di tutte le partite aperte.
Contestualmente è stato attivato il nostro verticale per il Controllo di Gestione che ha esteso la contabilità analitica permettendo la generazione di movimenti analitici previsionali del ciclo attivo e passivo, la gestione delle richieste di fabbisogno e del ciclo approvativo degli ordini a fornitore, la gestione del budget per centro di costo e commessa e dei referenti aziendali autorizzati alle spese.
Per la parte di service e noleggio abbiamo implementato iTek4 di Centro Sistemi Srl (gruppo Zucchetti) che perfettamente integrato a Mago4 fornisce al Cliente lo strumento ottimale per gestire correttamente il noleggio, l'assistenza tecnica - sia in officina che in mobilità (furgoni, meccanici, tecnici) - e la manutenzione delle macchine industriali.
Nello specifico, il personale tecnico ha ora una pratica App che producendo un documento firmato elettronicamente con firma grafometrica (poi trasferito a Mago per gli interventi da fatturare) non deve più scrivere rapportini cartacei o check-list in quanto tutte le funzioni di compilazione sono gestite all’interno dell'app stessa che fornisce anche dati utili per effettuare l’attività di intervento, come ad esempio lo storico macchina.
E sempre da App anche il controllo dei mezzi noleggiati è diventato più semplice da gestire: ora il personale può produrre delle foto della macchina in uscita e rientro con la check-list di controllo, tutto sempre allegato in automatico al contratto di noleggio sul sistema iTek4 Mago4. E al momento del rientro della macchina si possono anche registrare addebiti aggiuntivi come chilometri, carburante, danni o addebiti di vario tipo (anche automaticamente per differenza delle letture dei contatori macchina) per ritrovarli poi correttamente all’interno del sistema di fatturazione di iTek4.
Inoltre, tramite un funzionale portale l'Azienda ha, ora, un accesso completo al planning delle macchine disponibili a nolo o in conto vendita, potendo gestire i contratti di noleggio, le offerte, consultare la situazione dei propri clienti (esposizione del credito, macchine, interventi, contratti, preventivi, appuntamenti e trattative) partendo dai dati registrati in Mago4. E per i clienti finali è disponibile un'area riservata dove scaricare i PDF degli interventi, contratti, fatture, schede macchine e aprire un ticket di richiesta intervento.
Infine, anche gli uffici amministrativo e commerciale possono finalmente avere un migliore controllo sui contratti di assistenza (sia a canone che a intervento), sui contratti passivi e leasing (anche per matricola), sulle garanzie, sulla preventivazione e le politiche di addebito, finanche sull'analisi di redditività per macchina, impianto, cliente e contratto.
La seconda fase progettuale prevede l'attivazione di ulteriori nostri verticali per Mago4. In primis EDI-MAGO, basato sullo standard internazionale Electronic Data Interchange, che grazie allo sviluppo di un apposito connettore per la gestione dell'invio ordini al fornitore e della ricezione delle bolle di carico permetterà lo scambio di informazioni commerciali con la Komatsu di cui l'Azienda è concessionaria ufficiale.
A seguire M4GIEApp che tramite terminali Android fornirà l'accesso da remoto a processi quali inventario, check articoli, tentata vendita, evasione ordini, riordino a fornitori.
Parallelamente, la nostra Area Web procederà alla realizzazione del nuovo sito istituzionale dell'Azienda, basato sul CMS DotNetNuke, completo di e-commerce B2C/B2B direttamente collegato al software gestionale Mago4 mediante il nostro verticale WebFarm.
In relazione alla rete, questa è stata ottimizzata configurando il dominio di Active Directory sul server e su tutte le workstation in uso attivando, con un unico account, l'accesso ai servizi ed alle cartelle di rete aziendali.
In merito alla sicurezza aziendale, la soluzione ottimale è stata l'implementazione del firewall PJSecurity grazie al quale ora è garantita la protezione della rete, il controllo dell'accesso a siti indesiderati con relativo filtro dei contenuti, la creazione di collegamenti protetti via VPN con gli operatori in ufficio e remoti, la gestione della priorità del traffico internet per l'ottimizzazione dell'accesso ai software in cloud.
In aggiunta, per assicurare la continuità operativa è stato attivato il nostro servizio di monitoraggio proattivo ProjectMAX sul server e le workstation, ora controllati automaticamente così che al verificarsi di un evento il supporto tecnico della Project++ possa intervenire con le opportune azioni correttive, il tutto in totale autonomia.
Infine, per quanto concerne gli strumenti operativi, grazie al servizio Microsoft 365 Exchange OnLine ora gli operatori hanno a disposizione un servizio in cloud di posta elettronica aziendale sicura e affidabile con cassetta postale di archiviazione di 50 GB per utente, invio di messaggi con dimensioni fino a 150 MB e protezione antimalware e antispam di prim'ordine.