Tutte le procedure di seguito descritte sono presenti in AMMINISTRAZIONE/OPERAZIONI BANCARIE/MANDATI DI PAGAMENTO
Con la gestione dei Mandati di Pagamento possiamo registrare il pagamento automatico delle partite fornitore di tipo bonifico, assegno bancario, assegno circolare, MAV, RID e ricevuta bancaria.
A tal fine è utile analizzare il report presente al percorso Amministrazione/Operazioni Bancarie/Mandati di Pagamento/Spunta Mandati Emettibili per Scadenza
La gestione dei Mandati di Pagamento prevede una prima fase di emissione, che corrisponde all'invio alla banca dell'ordine di pagare determinate partite fornitori, e una seconda fase di pagamento, che corrisponde all'effettivo addebito da parte della banca degli importi indicati.
Emissione Mandati
Tale procedura si trova nel percorso Amministrazione/Operazioni Bancarie/Mandati di Pagamento/Emissione Mandati di Pagamento
Per estrarre le partite fornitori da pagare, abbiamo a disposizione diversi criteri di selezione, altri criteri possono essere aggiunti dal pannello laterale Aggiungi Selezioni.
Possiamo indicare un importo limite per ottenere la selezione automatica delle rate estratte fino al raggiungimento del limite indicato. Se non specifichiamo alcun limite, tutte le scadenze estratte risultano selezionate.
Se dobbiamo pagare più rate dello stesso fornitore, possiamo generare un unico mandato accorpando le scadenze per Stessa data o Stesso periodo.
Se impostiamo un accorpamento e abilitiamo la spunta sul campo Considera Note di Credito, possiamo compensare le note di credito che abbiamo ricevuto dai nostri fornitori ed emettere il mandato per la differenza.
N.B. Poiché l'importo di un mandato deve essere sempre positivo, possiamo compensare gli importi di fatture e note di credito solo se impostiamo l'accorpamento: quindi in stessa data o in stesso periodo devono esserci delle scadenze da pagare e da compensare con le note di credito.
Nella scheda Mandati da emettere sono elencate tutte le rate in scadenza estratte e selezionate in base ai dati impostati.
Per proseguire con l'emissione dei mandati di pagamento dobbiamo associare una banca di appoggio ad ogni scadenza selezionata.
La scheda Banche di Emissione elenca i c/c Bancari delle Banche Azienda, che si possono utilizzare per emettere i mandati selezionati.
Ad ogni c/c bancario corrisponde un conto del piano dei conti, che sarà utilizzato per registrare il pagamento del mandato.
Per assegnare in automatico la banca di appoggio ai mandati da emettere, dobbiamo selezionare il c/c bancario nella scheda Banche di Emissione e premere il bottone Assegnazione Banche.
Per assegnare la banca selezionata Mago4 controlla l'entità del Saldo residuo, ossia il saldo del conto del piano dei conti associato al c/c bancario selezionato: se il Saldo residuo è inferiore all'importo complessivo dei mandati selezionati, si può comunque forzare l'assegnazione della banca inserendo la spunta sul campo Supera saldi conti.
Quando la banca è stata assegnata a tutte le scadenze selezionate, possiamo procedere all'emissione del mandato.
L'emissione del mandato aggiorna i dati di emissione nella scheda Mandati di pagamento delle partite e normalmente non genera alcuna prima nota.
Viene generata una prima nota solo se nei Parametri Pagamenti (nel percorso di seguito evidenziato) si imposta di effettuare il pagamento contestualmente all'emissione:
Distinta Mandati
Se in un momento successivo all'emissione del mandato ci accorgiamo di aver commesso degli errori, possiamo correggere il mandato attraverso la Manutenzione Distinte Mandati.
La Manutenzione Distinte Mandati permette di modificare i dati di emissione, cancellare una scadenza o tutte le scadenze presenti nel mandato, aggiornando automaticamente sia le partite sia l'eventuale prima nota di pagamento mandato.
I dati di emissione che possiamo modificare sono: la data di emissione, la banca, il conto corrente e le note associate ai singoli mandati.
Per richiamare una distinta mandati da correggere, occorre indicare il Nr. Distinta e premere il bottone Estrai. A questo punto, possiamo:
modificare i dati di emissione e premere il bottone Salva Dati per aggiornare i mandati estratti;
selezionare uno o più mandati e premere il bottone Cancella dalla Distinta per cancellare dalla distinta le scadenze selezionate e renderle nuovamente emettibili;
premere il bottone Cancella Distinta per cancellare completamente la distinta mandati.
N.B. Tutte le scadenze cancellate dalla distinta possono di nuovo essere emesse in un altro mandato di pagamento.
Stampa bonifici su file
Per tutti i mandati emessi è possibile stampare la distinta, stampare la distinta bonifici con l'elenco dei bonifici emessi, generare il file per i bonifici da inviare alla banca.
Sono presenti procedure separate per generare file di testo basati sul tracciato CBI, oppure file xml basati sui tracciati SEPA.
Pagamento Mandati
La gestione dei mandati di pagamento si conclude con la fase di Pagamento Mandati, che corrisponde all'effettivo addebito delle scadenze indicate in fase di emissione sul c/c bancario dell'azienda.
Il Pagamento Mandati chiude le partite e registra in contabilità il pagamento ai fornitori.
Nella procedura Pagamento Mandati possiamo estrarre i mandati da pagare filtrando per banca e dati di emissione, divisa delle rate.
Inoltre possiamo inserire l'importo di Spese addebitate dalla banca per il pagamento.
Premendo il bottone Esegui la procedura genera la prima nota con cui chiude le partite e addebita il c/c bancario selezionato in fase di emissione. La prima nota viene generata con data registrazione, numero e data documento indicati nella procedura e utilizza il modello contabile e la causale libro giornale impostati nelle Contropartite e Codici di Default Contabili.