Operativo nell'ambito della ristorazione in centri commerciali ed aree di servizio, il Gruppo Maglione ci ha evidenziato la necessità di una gestione centralizzata di tutti i punti vendita, utile ad ottimizzare le politiche commerciali, la catena di approvvigionamento e le strategie di fidelizzazione del cliente. A fronte della situazione di espansione territoriale e della conseguente riorganizzazione interna il Cliente ha sentito la necessità di riorganizzare le procedure gestionali per tenere conto delle mutate necessità di:

• gestione del ciclo passivo (ordini a fornitore, ddt, fatture, pagamenti a mezzo bonifico elettronico);
• gestione del ciclo attivo (ordini di fabbisogno, gestione centralizzata dei registratori di cassa, disponibilità di magazzino, semilavorati per articoli di ristorazione, convenzioni, fidelizzazione clienti, ricevute fiscali e fatture);
• gestione della piattaforma di acquisto (è intenzione futura del Cliente costituire una apposita azienda che funga da piattaforma di acquisto di tutto il gruppo);
• necessità di razionalizzare le procedure amministrative/gestionali gestendole con modalità di lavoro uniformi e standardizzate, da un'unica sede operativa.

Dato che le precedenti procedure non erano informatizzate si è deciso di adottare Mago.net come piattaforma gestionale in grado di imporre logiche condivisibili e facilmente attuabili, in modo che possano essere accelerate le attività di espansione, partendo da metodologie standard.

Le tecnologie Microsoft applicate a questa realtà imprenditoriale hanno consentito di traghettare il gruppo da una gestione separata dei punti vendita ad una gestione unificata, basata sul gestionale Mago.net, a cui ogni ufficio periferico può accedere essendo connesso in rete privata virtuale con i server. Tutti i punti vendita, infatti, sono connessi tra di loro attraverso la connettività MercurioxDSL, compresi i registratori di cassa "touch screen" su cui è installato CashDesk++, il software di gestione cassa direttamente integrato in Mago.net.

OBIETTIVI
Il software si è posto come obiettivo l’automazione delle vendite alle casse dei vari punti vendita del gruppo consentendo il totale controllo delle operazioni dalla sede centrale. In particolare, le singole casse operano ora con dati sincronizzati bidirezionalmente con la sede centrale consentendo il travaso delle operazioni all’interno del sistema gestionale Mago.Net di ogni informazione necessaria per l’ottenimento di movimenti di magazzino e registrazioni contabili di scontrini e fatture emesse.

Il modulo realizzato gestisce fondamentalmente questi aspetti:

• utilizzo del touch-lcd-pc con applicativo per emissione di scontrini fiscali i cui dati di lavoro sono ottenuti dal sistema gestionale in sede centrale ed i cui dati di vendita sono ad esso trasmessi;
• trasporto presso la sede centrale di tutti i dati di vendita pronti per essere riclassificati dal sistema di reportistica integrato nel gestionale;
• esportazione dei corrispettivi di vendita in formato .xls per l’invio dei dati a terzi;
• aggiornamento dei listini prezzi e di ogni altro dato necessario al funzionamento della cassa (prezzi, operatori, listini, menù, distinte di chiusura turni, fiscale e versamenti, prelievi e versamenti extra-vendita, fidelity card) dalla sede centrale, con specifica per singola cassa;
• integrazione con Mago.net per l’ottenimento automatico di movimenti di magazzino, scritture contabili e movimenti di contabilità analitica scaturenti dalle vendite delle singole casse.

TECNOLOGIE
Printer fiscali Epson FP-81 connessi a un lcd touch-pc Hyundai. Il trasferimento dei dati tra la sede centrale e le singole sedi remote avviene all’interno della rete privata virtuale IPSEC mediante le tecnologie di replica bidirezionale di Microsoft SQL Server.

PRINCIPALI CARATTERISTICHE FUNZIONALI
Anagrafica operatori centralizzata - Tutti sono abilitati ad usare qualsiasi cassa. Gli operatori sono disabilitabili e suddivisi in tre profili (amministratore, operatore, ospite). L’amministratore accede a funzioni avanzate, l’operatore esegue le operazioni di routine, l’ospite effettua solo eventuali report; l’accesso avviene attraverso la digitazione del proprio pin assegnato d’ufficio.

Turni possibili - Ogni accesso di operatore deve specificare a quale turno è agganciato (mattina, pomeriggio, mezzo turno, notte).

Interfaccia operatore - Menù strumenti: cambio operatore, prelievo, versamento, cambio turno.

Prelievo - Definizione causale (pagamento fornitore, prelievo amministratore, ecc…), nota, importo; nel caso di pagamento fatture è obbligatorio indicare il fornitore; la causale specifica i campi obbligatori tra importo, partita iva, ragione sociale, nota). A prelievo effettuato stampa lo scontrino.

Versamento - Definizione causali di versamento, stampa scontrino alla fine.

Operazioni di chiusura delle Z - Ogni fine turno l’operatore della cassa effettua la chiusura della Z contabile, riepilogando su apposito report il controllo effettuato sui valori in cassa e riportando in successiva maschera l’importo dei valori da versare in cassaforte per mantenere il fondocassa minimo necessario all’operatività di ogni cassa. In sede centrale questo tipo di operazioni deve essere verificata incrociando i dati del venduto di ogni Z (quindi il totale dell’incassato) con gli importi dichiarati dall’operatore in sede di conteggio di fine turno, e tenendo conto di quanto lui sta dichiarando di prelevare per predisporre il versamento. I controlli quindi in sede centrale hanno l’obiettivo di verificare che gli importi effettivamente versati sul cc del punto vendita (ogni versamento può comprendere più di una chiusura) corrispondano con le informazioni di vendita. Le differenze eventuali devono essere evidenziate al fine di verificare eventuali scorretti comportamenti degli operatori.

Offerte - Definite con periodo di validità e priorità, possono riguardare categorie di articoli per i quali si supera una quantità minima oppure combinazioni di articoli e quantità.

Tipologia dei menu delle casse - Ogni cassa installata in un punto vendita è anagrafata nel sistema con un codice punto vendita composto da 4 cifre (0032, 0054) e un id di cassa composto da 2 cifre (01,02,03 ecc..) oltre ad una descrizione. Ad ogni singola cassa sono altresì associati i dati necessari per scatenare le operazioni nel gestionale (causale di magazzino, deposito, ubicazione, modello contabile per scontrini e per fatture, registro IVA da cui prendere i progressivi) e alcuni comportamenti diversificati (emissione dello scontrino frazionato, dati facoltativi a video, possibilità di emissione fatture ecc..). Alla tipologia di punto vendita (ristorante centro commerciale, area di servizio, market, ecc.) è associato un insieme di articoli vendibili ed una precisa collocazione all’interno dei menù dell’applicazione. In particolare per la definizione di ogni pagina di reparto della tipologia di cassa associata al tipo di locale è necessario raggruppare i prodotti in categorie diverse da quelle previste da Mago.net, esclusivamente corrispondenti ai reparti di cassa. Nella cassa, selezionando un reparto tra quelli disponibili sarà possibile stabilire l’esatta posizione di ogni pulsante (quindi di ogni articolo). Pensando all’interfaccia grafica dell’applicazione, seppure il numero di reparti potrebbe essere gestito come variabile, deve essere assolutamente specificabile l’ordine con cui ogni reparto occuperà la “barra dei reparti”. Allo stesso modo, seppure lo spazio dedicato ai pulsanti dei reparti sullo schermo è fisso, e quindi il numero dei pulsanti sono fissi in quanto a dimensione e numero, il loro riempimento dipenderà dall’ordine stabilito nel menù manager.

Scontrini - Gestione di 2 scontrini contemporanei in parallelo. Scontrino frazionato consente di tagliare lo scontrino a seconda del reparto a cui rivolgersi, quindi è diverso per ogni punto vendita l’eventuale comportamento (a seconda se ci sono o no più reparti).

Sconti - Applicati sul totale scontrino validi su tutti i reparti tranne quelli negati; si può negare l’applicazione a livello di articolo, offerta e reparto. Esiste la possibilità di applicare uno sconto percentuale sul totale scontrino, ad esempio a dipendenti (50% sul bar, 30% sul market, ecc..) ma tale sconto deve venire calcolato su tutti i reparti del menu manager tranne su quelli dove in anagrafica reparto (a livello globale del gruppo) tale possibilità è negata. In particolare si può negare l’applicazione dello sconto (che corrisponde ad un tasto nella maschera subtotale della cassa) a livello di articolo, offerta e reparto.

Fidelity - Anagrafica fidelity disattivabili, con periodo di validità, legata ad una convenzione. Tipo fidelity: convenzione, prepagato. La convenzione è valida per ottenere l’applicazione di un listino di vendita, di sconti per categorie di prodotti o per ottenere l’emissione di ricevute fiscali non incassate, riepilogate a fine mese in fatture.

Listini pubblici - Ogni cassa riceve il listino pubblico associato al suo punto vendita. La scelta del prezzo di vendita, ovvero la scaletta prezzi è prima l’eventuale prezzo personalizzato per il listino associato alla fidelity, poi il listino pubblico valido sulla cassa. Tutte le fidelity infatti, se vengono costruite per gestire apposite convenzioni, in realtà non sono altro che listini di vendita particolari realizzati in mago, con molta probabilità generati solo per specifiche categorie merceologiche, il che riduce il numero di record da inviare ad ogni cassa nella tabella listino (riceve n record per n articoli e un sottoinsieme di articoli modificati per ogni fidelity).

Disponibilità di magazzino - L’architettura prevede che le disponibilità di magazzino siano gestite attraverso causali di carico con causali presso la sede centrale. Ad ogni comunicazione quindi la cassa riceve il listino prezzi e la disponibilità di magazzino tenuto conto dei movimenti di scarico appena trasmessi. Concettualmente ogni deposito di Mago è un punto vendita, mentre le ubicazioni possono corrispondere ad apposite sezioni (specie nel caso dei tabacchi, è necessario suddividere le zone alle spalle del cassiere per avere una situazione puntuale delle disponibilità).

Utilizzo della stampante scontrini - Oltre all’emissione degli scontrini (con i dati del punto vendita, eventuali messaggi di auguri, promozioni, buon viaggio ecc…) la stampante viene utilizzata per la stampa di documenti non fiscali (saldi di magazzino, ricevute di versamento/prelievo, dettaglio delle chiusure Z) che poi vengono allegati alla documentazione cartacea che ogni punto vendita spedisce in sede centrale mensilmente. Posto che le informazioni necessarie alle registrazioni contabili arriveranno in mago.net automaticamente, queste stampe devono comunque essere generabili.

Emissione fatture o ricevute fiscali - Nell’emissione della fattura deve essere possibile richiamare un cliente già anagrafato, a mezzo partita iva, oppure inserirne i dati direttamente nel sistema.

EVOLUZIONE ED OTTIMIZZAZIONI
Allo stato iniziale le procedure, non organizzate secondo la norma ISO 9001:2000, erano gestite attraverso una serie di documenti generati con Microsoft Word ed Excel compilati ed aggiornati da un operatore. Non esisteva nessun legame con il sistema contabile informatizzato. Le comunicazioni venivano prodotte, inviate e ricevute in forma cartacea o elettronica. Grazie a CashDesk++ e all’utilizzo ottimale di Mago.net tutte le procedure gestionali sono state integrate all’interno del software Mago.net, consentendo a tutti gli operatori di accedere o di condividere le informazioni conformemente ai criteri di accesso stabiliti, senza necessità di interagire personalmente con i propri colleghi.
Segue un dettaglio di alcune tra le procedure migliorate.

Gestione del ciclo attivo - Tutti i registratori di cassa sono completamente integrati nel gestionale e l’aggiornamento di tutte le informazioni inerenti (prezzi, operatori, sconti, ecc..) è automatizzata; ciò consente di uniformare le politiche di vendita e avere informazioni statistiche puntuali.

Controllo merce in entrata - Grazie al modulo Acquisti sono automatizzate tutte le procedure inerenti il controllo della merce in ingresso, la preparazione della bolla di reso a fornitore con le relative causali di movimentazione tra depositi.

Controllo Arrivi - Tutta la gestione delle merci in arrivo, ovvero i dettagli inerenti lo stato dell’ordine a fornitore, l’ordine da cliente da cui deriva ed ogni altra informazione gestionale sono consultabili dipendentemente dai permessi attribuiti, anche attraverso report che sostituiscono gli attuali files .xls.

Composizione prodotti - In fase di utilizzo di semilavorati per la preparazione di cibi viene compilato un rapporto di produzione per indicare le quantità di materie prime utilizzate e i risultanti prodotti finiti; in questo modo il magazzino può risultare aggiornato e quindi meglio gestibile.

Pianificazione Acquisti - Utilizzando al meglio il sistema per la formulazione dei prodotti, inserendo nell’anagrafica di magazzino i dettagli inerenti la scorta minima, il fornitore preferenziale, il prezzo tipico di acquisto, nonché inserendo gli ordini da cliente con le opportune date di consegna prevista/confermata il sistema genera in automatico gli ordini di approvvigionamento di materie prime sulla base delle scadenze degli ordini da clienti; la gestione ottimale dei dati consente mediante appositi report (già presenti in Mago.net) una analisi dettagliata delle scorte di magazzino per determinare una corretta pianificazione degli acquisti.

Lotti e scadenze - I prodotti soggetti a scadenza sono gestiti con la generazione dei lotti, sia se assegnati dal fornitore che se assegnati internamente.

Quadratura casse - I dati di chiusura dei turni e delle Z fiscali sono acquisiti dal sistema centrale consentendo una puntuale verifica delle irregolarità.

Predisposizione presenze - Appositi report consentono di presentare le rilevazioni delle presenze acquisite tramite le postazioni fiscali.

Annullamento scontrino - Procedura che annulla una precedente vendita, rilevando l’operazione; possibile solo mediante digitazione del pin di un utente di tipo amministratore; si può annullare solo lo scontrino immediatamente precedente.

Codifica articoli di magazzino - Tale corretta gestione delle anagrafiche di magazzino, sfruttando le funzionalità di codice parlante, codici a barre di vendita ed acquisti, consente di gestire gli archivi di base in modo corretto.